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Qu’est-ce que la fonction « Conférence téléphonique »?

La fonction « Conférence téléphonique » sur un téléphone portable ou un téléphone fixe vous permet d’avoir en même temps plusieurs personnes au bout du fil. C’est une fonction particulièrement utile pour les radiodiffuseurs qui peinent à rassembler des participants pour une discussion en face à face, mais qui souhaitent malgré tout diffuser cette discussion dans le cadre de leur émission radiophonique.

Le présent guide pratique pour la radiodiffusion porte sur l’animation des discussions en groupe au téléphone. Pour avoir de plus amples renseignements sur la façon de mener une discussion en groupe efficace en général, veuillez consulter le Guide pratique pour la radiodiffusion de Radios Rurales Internationales sur ce sujet.

En quoi la fonction « Conférence téléphonique » peut-elle m’aider à animer des discussions en groupe efficaces?

  • Elle vous permet d’inviter à une discussion en groupe des personnes incapables de se rendre en personne dans votre station.
  • Elle coûte moins cher et est simple d’utilisation.

En quoi la fonction « Conférence téléphonique » peut-elle m’aider à réaliser de meilleures émissions?

  • Elle permet de réaliser des émissions radiophoniques divertissantes et intéressantes.
  • Elle permet de recueillir une diversité d’opinions et d’avis.
  • Elle peut générer des sujets de conversation qui m’aideront à planifier de futures émissions.

Par où dois-je commencer? (Vous en saurez plus sur ces points et d’autres dans la section « Détails » ci-dessous)

  1. Configurez la fonction « Conférence téléphonique »
  2. Connectez le téléphone au commutateur manuel de la radio
  3. Encadrez vos invités par rapport aux règles d’étiquette de la conférence téléphonique
  4. Prévoyez les difficultés techniques
  5. Faites un essai avec une conférence téléphonique enregistrée
  6. Établissez des plans en vue de la rétroaction des auditeurs.

Détails

1. Configurer la fonction « Conférence téléphonique ». En fonction de la technologie dont dispose votre station de radio, vous pourriez utiliser un téléphone fixe pour faire une conférence téléphonique, ou des applications comme Skype, Google Hangouts, Zoom, etc., pour réunir vos participants. Suivez les étapes suivantes si vous utilisez un téléphone fixe :

(a) Décrochez le téléphone et appuyez sur la touche « Parler » ou « Flash ».

(b) Composez le premier numéro. Attendez qu’ils répondent, et lorsqu’ils auront décroché, informez-les que vous les mettez en attente.

(c) Appuyez sur la touche « Parler » ou « Flash » et composez le deuxième numéro. Attendez qu’ils décrochent.

(d) Lorsqu’ils auront répondu, appuyez à nouveau sur la touche « Parler » ou « Flash ». Toutes les parties devraient être connectées à l’appel.

(e) Répétez ces étapes autant de fois que possible pour connecter tous les participants à la conférence téléphonique.

Voici à quoi ressemble la touche de la fonction « Conférence téléphonique » sur les téléphones fixes ordinaires :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Les liens suivants contiennent des informations sur la configuration de la fonction « Conférence téléphonique » sur différentes applications :

Skype : https://bit.ly/2IGb4Ow

Google Hangouts : https://bit.ly/2ZSvRpS

Zoom : https://bit.ly/1QKGjJF

Vous pouvez également programmer une conférence téléphonique sur votre téléphone portable en téléchargeant une application. Voici une liste d’application que vous pouvez tester pour un appareil Android ou iOS : https://bit.ly/2xhWnww

Note : Quelle que soit la méthode employée, assurez-vous de faire un test de conférence téléphonique avant l’émission en direct. Cela vous permettra d’identifier et de résoudre les difficultés techniques.

2. Connectez le téléphone au commutateur manuel de la radio

Pour recevoir des appels téléphoniques en direct et diffuser une discussion téléphonique en groupe à la radio, il vous faudra un commutateur manuel, un microphone, des écouteurs, un câble XLR, un câble phono audio RCA et un téléphone fixe, un téléphone portable ou une tablette.

Pour la configuration, connectez votre microphone au commutateur manuel avec un câble XLR comme celui figurant sur l’image à gauche ci-dessous.

 

Câble XLR Câble audio phono RCA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ensuite, connectez votre téléphone ou votre tablette à un câble phono audio RCA à un autre canal sur le commutateur manuel. Assurez-vous que chaque canal est bien réglé. Par exemple : le canal 1 pourrait être réglé sur « micro » et le canal 3 sur « ligne phono. »

Connecter les écouteurs pour vous aider à surveiller et ajuster votre volume ou les niveaux de volumes de vos invités le cas échéant.

Pour des instructions plus détaillées sur l’instauration des appels téléphoniques pendant une émission radiophonique, regardez cette vidéo https://www.youtube.com/watch?v=_nrqVUVFa8Y.

3. Encadrez vos invités par rapport aux règles de courtoisie pour la conférence téléphonique. Avant de diffuser l’émission en direct, essayer de faire test avec tous vos participants. Ce sera une bonne occasion pour chacun de se présenter et de parler un peu de son arrière-plan étant donné qu’ils ne sont probablement jamais rencontrés. Rappelez à vos participants les points suivants concernant les règles de courtoisie pour la conférence téléphonique :

  • Trouvez un endroit calme pour participer à l’appel, où vous ne serez pas distrait et où la réception est claire.
  • Présentez-vous et faites une déclaration introductive, mais soyez bref!
  • Fermez votre microphone ou votre ligne téléphonique lorsque vous ne parlez pas. Cela permettra d’éliminer les bruits de fond ou les bruits parasites.
  • Sachez quand parler ou ne pas parler. Bien que vous vouliez que vos invités contribuent à une discussion animée, il est impoli de parler plus fort qu’une personne qui tente de faire des observations et cela peut aussi distraire les auditeurs. Informer les participants qu’ils doivent attendre que vous ou un autre participant leur pose une question, ou qu’ils attendre qu’il y ait une pause durant la discussion. Conseillez-leur d’écrire leurs commentaires ou leurs réponses et de répondre seulement lorsque quelqu’un a fini d’intervenir.

4. Prévoyez les difficultés techniques. Cela peut être compliqué, car certaines difficultés techniques pourraient être hors de votre contrôle. Il se peut que le réseau soit mauvais ou qu’un de vos invités perde la ligne de façon inattendue. Pour régler ces problèmes du mieux possible, établissez un programme avant l’appel afin de pouvoir passer rapidement au prochain sujet de la discussion. À défaut, expliquez à vos auditeurs que la discussion est temporairement interrompue et passez à un autre segment (musique, publicité, tribune téléphonique, etc.) pendant que vous régliez le problème.

5. Faites un essai avec une conférence téléphonique enregistrée. S’il est impossible d’effectuer une conférence téléphonique en direct pour cause de difficultés techniques, d’un manque de disponibilité des invités ou d’autres raisons, vous pourriez enregistrer une conférence téléphonique et la faire passer durant l’émission. Cela vous permet de toucher les experts où qu’ils soient et d’avoir un plus long entretien que vous pouvez retravailler plus tard, le cas échéant. Que vous décidiez de faire une conférence téléphonique en direct ou enregistrée, les radiodiffuseurs économiseront du temps et des frais de voyage, ce qui est important pour chaque station!

6. Établissez des plans en vue de la rétroaction des auditeurs. En fonction du nombre de lignes téléphoniques dont dispose votre station de radio, ou de la technologie que vous avez, vous pourriez demander à des auditeurs d’appeler pendant la discussion de la conférence téléphonique. Vos auditeurs pourraient par exemple envoyer leurs commentaires et leurs questions par messages textes et demander aux membres de la discussion en groupe d’y répondre. Sinon, si vous diffusez en direct sur les médias sociaux, vous pouvez demander aux auditeurs de participer en faisant des commentaires sur Facebook, Twitter, Instagram ou d’autres médias sociaux.

Pour obtenir d’autres idées, lisez notre Guide pratique pour la radiodiffusion sur comment recueillir régulièrement les impressions de votre auditoire et notre Guide pratique pour la radiodiffusion sur les méthodes ingénieuses pour recueillir les réactions de l’auditoire.

Diffusion en direct sur les médias sociaux : L’idéal pour recueillir les avis de vos auditeurs est de diffuser en direct sur les plateformes de médias sociaux comme Facebook, Twitter ou Instagram. De cette façon, vous pouvez inviter vos auditeurs à laisser des commentaires et des questions auxquels vous pouvez répondre durant l’émission. Suivez ces liens pour avoir de plus amples renseignements sur la « diffusion en direct » sur chaque plateforme :

Facebook : https://www.facebook.com/help/iphone-app/1636872026560015?helpref=platform_switcher

Twitter : https://blog.twitter.com/en_us/a/2016/go-live-on-twitter.html

Instagram : https://help.instagram.com/292478487812558

 

Acknowledgements

Rédaction : Maxine Betteridge-Moes, conseillère en gestion de savoir agricole, Radios Rurales Internationales, Ghana